Hinweisgeber-Richtlinie

Die Schwann Verlag KG verpflichtet sich dazu, ihr Geschäft ehrlich und mit Integrität zu führen. Wir erwarten von allen Mitarbeitern sowie Dritten (einschließlich Zeitarbeitskräften und Vertragsmitarbeitern), Führungskräften sowie Beratern, Praktikanten, Entsandten und Agenten, die im Namen des Unternehmens handeln, dass sie hohe Standards aufrechterhalten und die Werte und Verhaltensweisen gemäß unserer Unternehmensphilosophie wahren.

Die Hinweisgeber-Richtlinie basiert auf dem am 02.07.2023 in Kraft getretenen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), welches auf der so genannten EU-Whistleblower-Richtlinie („Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“, EU 2019/1937) basiert. Das Ziel dieses Gesetzes ist der Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen). Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind. Nach dem Gesetz sind Beschäftigungsgeber verpflichtet, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten

Die Hinweisgeber-Richtlinie bezieht sich somit auf Bedenken hinsichtlich vermuteten oder tatsächlichen kriminellen Verhaltens, unethischen Verhalten oder anderem Fehlverhalten, einschließlich eines (vermuteten) Verstoßes gegen (EU-)Recht von oder innerhalb von der Schwann Verlag KG, unter anderem:

• Verstöße gegen das Arbeitsrecht, einschließlich Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz,
• Buchhaltung, interne Buchhaltungskontrollen oder Prüfungsangelegenheiten,
• Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung,
• Finanzierung von Kunden, die Menschenrechte verletzen oder Umweltdelikte begehen,
• Marktmanipulation,
• Insiderhandel,
• Verstöße gegen öffentliche Beschaffung, Finanzdienstleistungen, Produkt- und Verkehrssicherheit, Umweltschutz, öffentliche Gesundheit und Verbraucherschutz (entsprechend der EU-Richtlinie 2019/1937),
• Verstöße gegen Vertraulichkeit oder Datenschutz,
• Diebstahl,
• Betrug,
• Bestechung oder Korruption,
• Unerwünschtes Verhalten,
• Verstöße gegen andere Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien der Schwann Verlag KG

Der Zweck unserer Hinweisgeber-Richtlinie besteht darin:

• die Meldung zu fördern, wie sie gemäß unserem Verhaltenskodex für Geschäftspraktiken erforderlich ist, über jeglichen Verdacht auf Betrug oder korruptes Verhalten oder jegliche andere Form von unangemessenem Verhalten, einschließlich möglicher Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex für Geschäftspraktiken.
• Hinweise darauf zu geben, wie Bedenken intern und extern gemeldet werden können,
• zu bestätigen, dass die Vertraulichkeit gewahrt bleibt und dass ehrlich geäußerte echte Bedenken ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen vorgebracht werden können, auch wenn sie sich später als unbegründet herausstellen.
• Anzuerkennen, dass es gesetzlich geschützte Hinweisgeber gibt und dass diese vor rechtlichen Sanktionen geschützt sind, wenn sie im öffentlichen Interesse handeln und die vorgegebenen Verfahren befolgen.

Wie man Probleme meldet

Meldungen über mögliche Verstöße gegen den Geschäftsverhaltenskodex und gegen die im Hinweisgeberschutzgesetz aufgelisteten Rechtsbereiche (siehe oben) können jederzeit über unsere internen und externen Hinweisgeber-Kanäle gemeldet werden, um diese Bedenken (auch anonym) zu äußern, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen.

Nachdem die Hinweisgeber-Bedenken bei der Schwann Verlag KG eingegangen sind, wird eine Empfangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen versandt und muss die Eingangsbestätigung sowie den Status und die Ergebnisse der Untersuchung in einer für den Hinweisgeber verständlichen Sprache zur Verfügung stellen. Basierend auf den bereitgestellten Informationen werden die Whistleblowing-Bedenken untersucht. Der Hinweisgeber hat das Recht, über die Fortschritte und Ergebnisse der Untersuchung informiert zu werden. Das darf aber darf nur dann erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden. Oft ist eine nachträgliche Kontaktaufnahme erforderlich, um weitere Klärungen zu erhalten; der Kontakt wird über die verfügbaren (anonymen) Kommunikationskanäle gesucht. Eine Rückmeldung und Kommunikation mit der hinweisgebenden Person im Fall der anonymen Meldung wird dann über Zugangsinformationen zum Meldeportal ermöglicht. Ein Update zur Nachverfolgung der Bedenken wird innerhalb von drei (und in Ausnahmefällen bis zu sechs) Monaten nach der Empfangsbestätigung geteilt.

Link zum Meldeportal (Bitte entsprechenden Link kopieren und in der Adressleiste des Browsers einfügen!):

https://app.whispro.de/schwann_verlag

Tutorial für das Meldeportal (Bitte Link kopieren und in der Adressleiste des Browsers einfügen!):

https://www.youtube.com/watch?v=fbucox0O7ac&ab_channel=soluteGmbH 

Vertraulichkeit

Das Unternehmen wird alle zumutbaren Vorkehrungen treffen, um die Identität derjenigen, die Bedenken äußern, vertraulich zu behandeln. Die Meldung wird nur von dazu befugten Personen gelesen und bearbeitet, welche zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Das Unternehmen wird keine persönlichen Daten des Hinweisgebers ohne dessen ausdrückliche Zustimmung verarbeiten, es sei denn, dies ist gesetzlich erforderlich.

Schutz

Das Unternehmen verpflichtet sich, sicherzustellen, dass niemand auf irgendeine Weise benachteiligt wird, weil er berechtigterweise Bedenken wegen des vermuteten meldepflichtigen Verhaltens äußert. **Dies schließt explizit Vergeltungsmaßnahmen ein. Insbesondere wird diese Person nicht durch Entlassung, Degradierung, Verlust von Vorteilen, Drohungen, Belästigung, Diskriminierung oder Voreingenommenheit benachteiligt. Es ist zu beachten, dass solche Vergeltungsmaßnahmen verboten sind und dass diejenigen, die solche Maßnahmen ergreifen, zur Rechenschaft gezogen werden können. Es ist zu beachten, dass solche Vergeltungsmaßnahmen nach dem Hinweisschutzgesetz (HinSchG) strafrechtliche Konsequenzen haben können.